Kwetsbaar spinnenweb – Relatie OR / bestuurder

Hoe is in jouw organisatie de relatie tussen OR en bestuurder?

Het spinnenweb

Als je goed kijkt, zie je de mooiste creaties in de natuur. Afgelopen week trof ik een paar kunstig geweven spinnenwebben in het riet. Met de zon erbij prachtplaatjes. Hoe krijgen die spinnen het voor elkaar. Hoe kwetsbaar is zo’n web ook, hangend tussen en aan een paar flinterdunne draadjes. Wie kwaad wil, kan het zo stuk maken.

De spin in het web

Iemand die in het centrum van een speelveld zit, aan wie alles over een bepaald thema gevraagd kan worden, wordt ook wel ‘spin in het web’ genoemd. En, om het cliché maar weer eens te gebruiken:

Elk voordeel heeft zijn nadeel …

Positief geformuleerd:

Elk nadeel heeft zijn voordeel …

Het hangt ervan af, vanuit welk perspectief naar die spin gekeken wordt. Vanuit welk perspectief kijk jij? En als je het vanuit het eerste doet, kun je het dan ook eens proberen vanuit het tweede? Wat geeft de meeste voldoening?

Kwetsbaarheid

Het web en de spin brachten me bij het begrip ‘kwetsbaarheid’. Bijzonder: met googelen op synoniemen vind ik het woord zelf niet maar komt het wel naar voren als synoniem voor andere woorden. Ook de vijf definities die iemand kennelijk ooit bij elkaar zocht, geven geen verbinding meer. ‘Kwetsbaar’ dan? Dat geeft ‘broos, gevoelig, weerloos, zwak’.

Toevoeging 22.5.16

In een korte vakantieweek las ik het boek “De kracht van kwetsbaarheid” van Brené Brown. Zij deed onderzoek en kwam tot prachtige conclusies in haar boek. De moeite waard om te lezen. ‘Kwetsbaarheid is geen teken van zwakte, maar juist de weg naar moed, betrokkenheid en betekenisvolle verbindingen’.

Kwetsbaarheid kan worden ingezet, om relaties, welke dan ook, te optimaliseren. Voor de OR en bestuurder die hierover meer willen weten, is het lezen van dit boek misschien een idee.

Relatie OR en bestuurder

Hoe kwetsbaar is een relatie van OR en bestuurder, überhaupt: hoe kwetsbaar is een relatie …? Het ene moment is een contact goed, het volgende moment zit er ruis op de buis. Nog zo’n cliché:

Vertrouwen komt te voet en gaat te paard …

Positief geformuleerd:

Bouwen aan vertrouwen!

De eerste gaat weer uit van het negatieve, heeft een dreiging in zich. De laatste wilde ik als titel voor mijn scriptie gebruiken, maar toen ik erop googelde hadden al zoveel documenten die titel dat ik het heb omgebouwd naar ‘Vertrouwen opbouwen’. Mijn voorkeur gaat uit naar positief denken, met een gezonde kijk naar de andere kant.

Risico’s

Dan nog, je loopt altijd een risico dat een relatie zomaar kan verslechteren. Niet altijd heb je daar zelf invloed op. Stokken worden eenvoudig gevonden. Soms moet ‘Barbertje hangen’, wordt een slachtoffer gezocht. Als je je als OR niet in dat soort materie hebt verdiept, kan het onduidelijk zijn waarom een relatie de ene keer goed gaat en de andere keer minder goed.

Omgaan met spanningen

In elke OR komen wel eens spanningen voor in de relatie met de bestuurder. Ik heb voor verschillende gewerkt en ik krijg er bij de vraagbaken waarvoor ik werk, ook vragen over. Geldt daarbij voor een OR en bestuurder niet hetzelfde wat ook voor andere groepen, of individuen geldt bij dit soort zaken? Dus:

  • werk met feedback (en pas de regels dan wel goed toe)
  • blijf respectvol naar elkaar
  • in het kader van zelf organiseren of van zelfsturing: toon LEF, DURF te vragen en te praten
  • hou het algemene doel voor ogen (heb je dat al eens samen geformuleerd?)

Wat ik hier graag aan wil toevoegen en wat ik een keer mee kreeg van een leidinggevende die ik erg heb gewaardeerd:

  • ga met elkaar lunchen, of wandelen, of ontmoet elkaar tijdens een cursus in een benen-op-tafel moment.

Dit laatste heeft mij het inzicht gebracht, gebaseerd op een zin uit een boek:

dan krijg je de gelegenheid de binnenkant van de buitenkant van de binnenkant te zien te krijgen …

De OR en bestuurder die zo met elkaar weten om te gaan, bouwen vertrouwen in elkaar op, werken aan hun relatie. Als een relatie op die manier en sterk opgebouwd wordt, zijn invloeden van buitenaf veel minder risicovol, minder kwetsbaar. Dan kun je samen elke spannende situatie aan.

Als bij het spinnenweb echter: hoe mooi en sterk het ook is, het risico van stuk maken door externe (f)actoren is altijd aanwezig. Maar is dat niet overal zo?

 

Springen … OR en uitdagingen

Hoe flexibel is jouw ondernemingsraad?

Toen ik mijn luchtdoop parasailen onderging, gaf dat vooraf best wel spanning: straks moet ik over die rand de diepte in springen, durf ik dat? Gaat die parachute dan wel open? Ik had me totaal niet verdiept in de voorbereidingen. Zag alleen bij een stralend blauwe lucht die parachutes regelmatig voorbijkomen. Ik wilde dat meemaken. Die sprong stond op mijn verlanglijstje toen ik 50 werd.

Ik hou wel van uitdagingen. En heb gemerkt dat het aangaan van nieuwe uitdagingen (verhuizing, andere baan, andere sporten) mij geholpen heeft flexibel te blijven. Voor mij relevante anderen zeggen tenminste dat ik die eigenschap wel heb en ik geloof het zelf ook, wat eveneens belangrijk is. Toch waai ik niet met alle winden mee, andere eigenschappen zorgen weer voor een goede balans.

OR en flexibiliteit

Hoe flexibel is jouw OR? Een OR is een afspiegeling van de organisatie, als het goed is. De vraag zou dan ook kunnen zijn: hoe flexibel is jouw organisatie? Is het erg als een OR niet flexibel is?

En: hoe wordt het begrip ‘flexibel’ geduid? Is dat flexibel in het werk, of in het omgaan met nieuwe leiding, of nieuwe collega’s, of teams, of doelgroepen, of … ? Voel je je als OR misschien ongemakkelijk bij alle begrippen die je over je heen krijgt en de verschillende duidingen daarvoor, zoals transparantie, mobiliteit, multifunctioneel enzovoorts?

OR en wet

De OR is ontstaan toen de Wet op de ondernemingsraden ooit zijn intrede deed. Die wet biedt een groot speelveld om zelf in te vullen. In artikel 2, lid 1 van die wet staat het doel waarvoor een OR moet worden ingesteld. Invulling van artikel hangt dan af van de verschillende actoren en kan heel divers zijn. Hoe vullen jouw OR en jouw organisatie medezeggenschap in?

OR en zelf organisatie

Heeft jouw OR al eens stilgestaan bij bovenstaande vragen? Zijn er aanwijzingen dat er meer flexibiliteit moet komen, of gewenst is? Hoe kijkt de OR daar zelf tegenaan? En de organisatie? Wat zou dan een gewenste situatie zijn? Hoe denk je daar te komen? Wat heb je erbij nodig? Wordt de OR gezien als een team? Of ziet de OR zich als een door verkiezingen willekeurig samengestelde groep die op basis van onafhankelijke inbreng zijn keuzes maakt?

Op het internet staat een masterscriptie  waarin is uitgewerkt wat naast de randvoorwaarden voor leiderschap in zelf organiserende teams de randvoorwaarden voor  zelf organisatie in teams kunnen zijn. ‘Kunnen zijn’: afhankelijk van de uitleg van begrippen kunnen andere uitkomsten aan de orde zijn.

Zijn flexibiliteit en zelf organisatie een uitdaging voor een OR?

OR en keuzes … vertrouwen

Elke OR maakt zijn eigen keuzes, al dan niet met behulp van scholing. De vragen die hierboven zijn benoemd, helpen mogelijk bij het maken van die keuzes, bij het wel of niet aangaan van uitdagingen, van sprongen in het diepe. Soms moet je niet alle risico’s van tevoren willen bedenken. Degene die jou als duopartner begeleidt, kent zeker en vast de risico’s en zal er alles aan gedaan hebben die uit te sluiten. Aan jou is dan de keuze: vertrouw ik op de ander en laat ik me verrassen?

Ik heb me laten verrassen. En het was geweldig. Die sprong in het diepe … die was er niet. De parachute ontvouwde zich vanzelf voordat we bij de rand waren. We zweefden voordat ik het in de gaten had. (Wel een tip voor degene die last heeft van zeeziekte: neem vooraf een pilletje …)

 

 

Egels … OR en geruchten

Wat doe je als OR bij het horen van geruchten?

Bij het uitlaten van mijn hond in het park kom ik van alles tegen: alles wat maar mogelijk is aan vuilnis en glaswerk na een weekend, gesloopte onderdelen van bootjes, flinke vuurwerkrestanten in pvc-buizen, naast alle mooie dingen die bij een seizoen horen. Met het foto- of telefoontoestel bij de hand kan ik alles wat ik wil vastleggen. Ik realiseer me overigens dat het veel erger kan.

Bij het zoeken naar een geschikte natuurfoto voor een blog, kwam ik de egels weer tegen.  Het overkwam mij bij klaarlichte dag: een enorm gekreun en gesteun in de struiken. Mijn hond en ik durven alles, dus: toch even kijken of er niet iemand gewond lag te zijn. Maar toen ik door het bladerdak geen hele rare dingen zag – en wat is raar … – was ik toch benieuwd: niet wie, maar wat maakt zulke kreunende geluiden? Nader onderzoek leverde een egelpaartje op … Een foto was snel gemaakt.

OR en geruchten

Wat doe je als OR of als OR-lid als iemand bij je komt en meldt, dat geruchten de ronde doen dat … vul het onderwerp maar in. Je kunt de aap op je schouder nemen en de vraag doorsluizen naar de bestuurder. In de regel heeft die echter wel wat anders te doen dan ook de vraag over te nemen. Mijn advies: ga als OR niet aan de haal met een gerucht en neem de aap niet op je schouder. Er is een betere aanpak om met geruchten om te gaan.

Omgaan met geruchten

Geruchten hebben een bron. Wat ik al in eerdere blogs aangaf:

Daar komt dan nu bij:

  • als je deel uitmaakt van een OR die participatieve medezeggenschap wil toepassen, is het belangrijk dat medewerkers zelf op een goede manier met geruchten omgaan of:
  • ingeval de hiervoor benodigde cultuur nog bereikt moet worden, kan de OR of het OR-lid ook zelf op onderzoek uitgaan. Pas dan in elk geval hoor- en wederhoor toe, baseer je daarop als je eventueel wel erover in gesprek wilt met de bestuurder, baseer je op feiten* van twee kanten, maar neem geruchten niet over.
  • En: kijk ook welke OR-leden – en mogelijk kan de toegevoegde ambtelijk secretaris hierin iets betekenen –  het beste om kunnen gaan met vragen van medewerkers.

Een vakgenoot wees me eens op het verschil tussen OR-leden die uit de zorg (aan bed) komen, en OR-leden die een ander werkveld hebben (o.a. staf, management). De praktijk leerde hem dat OR-leden uit de zorg gevoeliger reageren en meer vanuit emotie reageren op situaties dan OR-leden die op meer afstand van die zorg staan. En dan ook eerder geneigd zijn inhoudelijk te reageren. Daaruit zou afgeleid kunnen worden dat het reageren op geruchten van een afdeling beter door een OR-lid van een hele andere afdeling opgepakt kan worden. Ik zou me voor kunnen stellen dat het ook andersom zo kan zijn. Misschien eens een onderzoek waard …

 Feelings are facts

* Wel is het zo, dat wanneer een medewerker of meerdere medewerkers met bepaalde gevoelens rondlopen, dat ook een feit is. Dat gevoel komt ergens vandaan. Daar kun je beter wel aandacht aan besteden. In twee eerdere blogs over respectievelijk stilte en aandacht ben ik hier op ingegaan. Een OR heeft ook een zorgplicht ten aanzien van medewerkers vanuit artikel 28 van de Wet op de ondernemingsraden.

Voordelen van deze aanpak

De voordelen van het niet overpakken van een aap zijn:

  • medewerkers kunnen leren zelf constructief om te gaan met geruchten en de vraag stellen: ‘waar baseer je dit verhaal op’? Als het goed is komt op enig moment iemand terug bij de bron van een gerucht, waarna die persoon gewoon een vraag erover kan stellen in de lijn, aan zijn of haar leidinggevende; participatie ofwel betrokkenheid van medewerkers bij vraagstukken wordt hiermee aangemoedigd;
  • de OR voorkomt dat het overleg met de bestuurder over geruchten gaat, waarbij de praktijk leert dat bestuurders de bal wel terug leggen en aan de OR vragen: ‘waar baseren jullie dit op’? Heb je geen hoor- en wederhoor toegepast, sta je als OR op dat moment met je mond vol tanden.

Geruchten, geluiden … egels

Geruchten, geluiden, over onderwerpen of over mensen: verwijs terug of ga eventueel zelf op onderzoek uit. Mogelijk valt het allemaal wel mee. Zoals bij die egels. Maar daar kun je je ook aan prikken …

 

Afspiegeling … OR van(uit) organisatie

Bij het ordenen van vakantiefoto’s bleef mijn oog hangen op de foto van een bergmeertje. Het ligt op ongeveer 3000 meter hoogte. Kort ervoor is een bergtop die op mijn lijstje stond en die ik net niet gehaald heb omdat ik ervoor koos de partner die niet verder kon, niet alleen te laten. Twee weken nadat we vlakbij waren, stortte de top, 2000 m2, naar beneden, inclusief het kruis. Ook rotsen zijn onderhevig aan veranderingen. Gelukkig zonder menselijke gevolgen. Ik weet niet of ik daar nog ga komen.

Ik loop in principe alleen hoogtewandelingen als het echt stralend weer is. Bij meertjes probeer ik dan spiegelfoto’s te schieten. Als er een stralend blauwe lucht en geen wind is, is het water zo vlak dat het spiegelbeeld bijna 100% is. Dit beeld bereik je niet als het stormt, hagelt, sneeuwt, kortom: als er reuring is in het water. Van dat stralende beeld op die herinnering kwam ik op het volgende.

OR: afspiegeling van(uit) de organisatie

In een organisatie met 50 medewerkers of meer moet de ondernemer een OR instellen. Alleen bij uitzondering kan hiervoor vrijstelling worden verkregen bij de SER. Bij verkiezingen kan elke medewerker, uitgezonderd degene die het overleg met de OR voert, zich verkiesbaar stellen als OR-lid, als hij aan de voorwaarden van de wet en het OR-reglement voldoet. In het OR-reglement mag in dit geval en onder voorwaarden afgeweken worden van de wet. Ook managers en leidinggevenden mogen zich kandidaat stellen.

Als het goed is (geest van de wet) is een OR een afspiegeling van de organisatie en kunnen met de gekozen OR-leden alle medewerkers goed bereikt worden. Ook kunnen medewerkers de OR-leden goed bereiken. Namen van de OR-leden zijn op een plek genoemd, waar iedere medewerker erbij kan. Dit kunnen publicatieborden zijn, maar ook een intranet.

Participatie van medewerkers

Veel opleidingsinstituten, bestuurders en OR’en besteden op dit moment aandacht aan het fenomeen participatieve medezeggenschap. Een OR houdt zijn formele rechten, maar het is de bedoeling medewerkers op de werkvloer meer te laten participeren bij besluitvorming over zaken die hen aangaan. Dit was al mogelijk sinds de start van de Wet op de ondernemingsraden, maar in een aantal gevallen kan de betrokkenheid van medewerkers bij de behandeling van voorgenomen besluiten beter. Als de OR een goed contact heeft met zijn achterban, van de medewerkers terugkrijgt dat ze mochten meedenken en dat ze gehoord werden bij een nieuw plan, kan hij zelfs sneller en – belangrijker nog – een beter gemotiveerd en gefundeerd advies uitbrengen.

Chaos of geoliede machine?

Hoe ziet de OR in jouw organisatie eruit? Komt die overeen met datgene wat in de organisatie aan de orde is? Loopt alles gestructureerd en op rolletjes? Of is het een groot meer met dobberende, stuurloze bootjes?
Als ik terugdenk aan mijn – overigens nog lopende – periode bij de medezeggenschap, valt me op dat de OR bij een goed geoliede organisatie over het algemeen goed draait. Daar waar reuring heerste was ook de OR zoekende.

Doorbreken van de cirkel

Als adviseur, ook bij de vraagbaken waarin ik mee draai, verwijs ik OR’en regelmatig naar hun cursusbegeleider, of adviseer ik hen als OR een externe in te schakelen. Als alles goed loopt, is dat niet direct noodzakelijk, al raad ik iedere OR aan jaarlijks in elk geval enkele scholingsdagen te gebruiken. Als het erop lijkt dat je als OR maar niet verder komt, kan juist een opleider of een externe adviseur bij moeilijke onderwerpen helpen, de cirkel waarin rondgedobberd wordt, te doorbreken.

Panta rhei (Heraclitus) – niets is blijvend, alles vervloeit

Metafoor

Alles verandert op enig moment. Als in de bergen. De ene keer is het windstil en werkt de spiegel, het andere moment stormt het en is er reuring op het water, mogelijk tot stuurloosheid aan toe. Als dit laatste het geval is, wordt het misschien tijd voor een (bij)scholing, of (bij)sturing. Elke ondernemer wil toch graag een OR die ertoe doet, hem goed adviseert, niet rond dobbert?

 

Doggy bag … OR, bestuurder en begripsduiding

In Zwitserland, in elk geval in het deel waar ik al jaren op vakantie ga, vind je op de raarste plaatsen een afvalbak, de Robidog, voor hondenpoep. Aan de zijkant kun je een nieuw zakje, een Doggy bag pakken voor de volgende keer. Het begrip zit er bij mij goed in sinds we zelf een hond hebben die dagelijks één- à tweemaal circa een pond produceert…

Misschien komt het doordat we ons al jaren verbaasden en er nu zelf aan mee doen, dat ik bij het begrip Doggy bag vanuit dat perspectief naar nieuwsberichten luister. Onlangs was in het nieuws, dat het waarschijnlijk niet lang meer duurt, dat ‘Nederlanders zich niet meer zullen schamen om in een restaurant een Doggy bag te vragen’, analoog aan het Amerikaanse voorbeeld. Heel even schoot door me heen: ‘het wordt tijd dat hondenbezitters zich niet meer schamen om op die manier de uitwerpselen van hun hond op te ruimen’ … maar die gedachte veranderde snel in een lachbui…

Mijn man heeft vaker moeite met mijn humor en zag ook hier de lol niet van in. Humor is bij ons zo’n begrip waar we verschillende duidingen aan geven… Hoe dom kun je zijn als je niet weet dat met een Doggy bag het bakje wordt bedoeld dat restaurantgasten kunnen vragen om het restant van de maaltijd in mee naar huis te nemen…

OR, bestuurder en begripsduiding

Toegevoegd 27.11.15 (tekst die me onlangs toeviel, en hier bij past)

Alles wat je ziet is anders, niets is wat het lijkt, je maakt je eigen wereld, door de manier waarop je kijkt.

Welke OR, maar ook welke bestuurder, heeft nooit het gevoel dat de overlegpartner kennelijk niet kan luisteren, of niet geluisterd heeft? Wordt dan bedacht, dat dit mogelijk met ‘langs elkaar heen praten’ te maken heeft? Met verschillen in duiding van begrippen? Een paar praktijkvoorbeelden.

Het eerste overkwam me jaren geleden tijdens een sollicitatiegesprek als ambtelijk secretaris van een OR. het ging over het begrip loyaliteit. De OR-afvaardiging had mij verteld dat de loyaliteit van ‘hun’ ambtelijk secretaris inhield, dat die functionaris niets zou overbrieven van OR-vergaderingen naar de bestuurder. In het tweede gesprek waarbij ook de bestuurder aanwezig was vroeg ik, waar volgens hem de loyaliteit van de functionaris lag. Hij begreep het niet helemaal en gaf een voorbeeld. Met de gedachte aan wat de OR had gezegd, gaf ik antwoord. Dat was een ‘verkeerd antwoord’. Het gesprek was daarna snel afgelopen. De bestuurder bleef met een enigszins verwarde OR-afvaardiging achter. De volgende morgen belde ik om me terug te trekken, maar er werd al aangegeven dat de bestuurder had besloten zich te beraden op de functie …Kennelijk waren de OR en hij het niet eens over de inzet van de functionaris: de uitleg over het begrip loyaliteit bleek niet dezelfde te zijn.

Het tweede voorbeeld betreft het begrip integriteit. Mij werd als kandidaat voor de functie van ambtelijk secretaris  OR de vraag gesteld hoe het met mijn integriteit was gesteld. Ik wilde graag een nadere toelichting en er werd een voorbeeld gegeven. ‘Als in een informeel agenda-overleg in aanwezigheid van de bestuurder, het DB van de OR, een secretaris en de ambtelijk secretaris zaken worden besproken, wordt daar geen terugkoppeling over gedaan aan de OR…’ Ik meende het niet goed gehoord te hebben en vroeg of de OR dus niet op de hoogte werd gesteld van datgene wat in dat informeel overleg werd besproken. Mij werd gemeld dat zelfs de belangrijkste besluiten in dat informeel overleg werden genomen en dat daarover inderdaad niet teruggekoppeld werd. Ik heb me de volgende ochtend teruggetrokken. Ik heb een ander idee over medezeggenschap en vroeg me af, wiens integriteit hier eigenlijk aan de orde was.

Als ik denk wat jij denkt, denk ik dat …

Alle jaren dat ik verschillende OR’en ondersteunde, kwam het in vergaderingen van de OR zelf voor dat het ene OR-lid ergens een vraag over stelde, en een ander OR-lid dan ‘het’ antwoord gaf. Ik heb me daar altijd over verbaasd. Als ik het hoorde gebeuren was mijn advies dan ook: ‘als jullie iets niet duidelijk is, kun je beter de opsteller benaderen’. Mocht een bestuurder het niet prettig vinden dat OR-leden rechtstreeks contact opnemen met opstellers, maar dit soort zaken zelf wil uitleggen: ook goed. Waak er zowel als OR als bestuurder voor, je eigen interpretatie aan een onduidelijke tekst te geven. Ook een OR-advies behoeft mogelijk nadere toelichting. Nog wat voorbeelden:

… en het advies van de OR wordt meegenomen.

Wordt er dan iets mee gedaan? Als er staat dat het advies wordt overgenomen, heb je meer kans op succes.

… de jaarrekening is getekend.

Als de statuten aangeven dat de jaarrekening door alle leden van een Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht moet zijn getekend, ligt het bewijs ervan bij die ondertekening. Als de jaarrekening niet getekend is, kan dat voor een OR aanleiding zijn te proberen te achterhalen wat de reden daarvan is.

Durf te vragen – het spel

Er zijn zoveel voorbeelden. Deze vind je niet alleen in teksten, maar hoor je ook in de overleggen, zoals ik al aangaf in mijn eerste blog. Durf door te vragen over begrippen. Je wilt ervan leren en je wilt dezelfde taal spreken om latere teleurstellingen te voorkomen. Je hebt als OR niets aan een opmerking van de bestuurder – en omgekeerd –  ‘… dat het toch is gezegd’ als je zelf een heel ander beeld hebt bij een begrip. Het maakt het spel van overleg mooier en alles wat je bij medezeggenschap leert kun je in je verdere loopbaan toepassen (of laten …). Elke organisatie heeft toch belang bij constructieve medezeggenschap en wil toch graag het spel goed spelen?

Als het niet werkt, zand erover?

Niet altijd lukt het om begrippen duidelijk te krijgen. Daar kunnen achterliggende redenen voor zijn. Dan moet je een keuze maken als OR: willen we hoog spel spelen, of willen we irritatie voorkomen? Soms helpen doggy bags voor honden ook niet… Mijn grote hond is dit weekend een beetje ziek. Hij heeft van een restant spare ribs gesnoept. Dan helpt alleen maar een grote schop om er zand overheen te gooien…

 

 

 

Bumperklever … OR en tempo(riseren)

Van de week gebeurde het weer: een bumperklever, op een weg waar gewerkt wordt, waar je maar 70 mag rijden, waar telkens geremd wordt. Normaliter schud ik ze vrij snel af. Hoe dichter ze op me zitten, hoe groter mijn afstand tot mijn voorganger. Als er geremd wordt, rem ik niet maar laat de auto uit glijden. Meestal werkt het. Degene die achter me rijdt krijgt het dan op de heupen omdat de snelheid onverwacht lager wordt en neemt afstand. De persoon die vanmorgen achter me reed, had kennelijk voldoende adrenaline om ad rem te reageren en te blijven kleven.

Ik laat me door zo iemand niet opjutten. Ik heb een goede trekhaak… Wie daar op terecht komt, kan ik nog een beetje helpen … Intussen had ik mooi tijd om mijn volgende blog in gedachten al weer rond te krijgen.

OR en tempo(riseren)

Regelmatig krijg ik de vraag wat een OR kan doen als de bestuurder altijd op het laatste moment met een adviesaanvraag of instemmingsverzoek komt. En dan met klem vraagt om binnen een week, hooguit twee, te reageren. ‘Dat gebeurt nou altijd …’. ‘En als we er dan nog iets in willen veranderen krijgen we als antwoord: ‘Er hebben al zoveel mensen met verstand van zaken naar gekeken, het management is al akkoord, maar ik neem jullie reactie mee en dan kijken we wat we nog kunnen doen.’ Herkenbaar?

Minimaal aantal cursusdagen OR-leden

Voordat ik mijn advies afgeef, stel ik meestal wat vragen, bijvoorbeeld:

  • als het steeds gebeurt, laten jullie het kennelijk ook gebeuren … al eens over nagedacht?
  • de Wet op de ondernemingsraden (Wor) biedt zoveel ruimte om medezeggenschap goed in te vullen … hebben jullie het met je trainer al eens gehad over de vele mogelijkheden, waaronder die om tijdig bij onderwerpen betrokken te worden en dus nog aandachtspunten mee te kunnen geven die van invloed zijn? Waarna de OR in principe bij de definitieve adviesaanvraag of het definitieve instemmingsverzoek alleen maar een formeel moment van aftikken nodig heeft?
  • ‘meenemen’ is niet hetzelfde als ‘overnemen’: worden jullie opmerkingen ook wel eens overgenomen, of blijft het bij meenemen …?

Het zijn eye openers voor de één en vaak aanleiding voor echte gebruikmaking van de vijf  cursusdagen waar OR-leden jaarlijks minimaal recht op hebben.

De haastige bestuurder – de oplossing?

Als de bestuurder altijd op het laatst met (al dan niet formele) informatie komt, wordt het misschien tijd om daar in een cursus eens aandacht aan te besteden. Ook om te voorkomen dat de OR overgaat tot temporiseren, tot vertraging in de afronding. Zinvol is het dan, ook de bestuurder een dagdeel uit te nodigen. De begeleider kan dan:

  • uitleg geven over de verschillende mogelijkheden van medezeggenschap
  • toelichten waarom het beter is de OR op tijd bij zaken te betrekken: de meeste OR’en willen wel vlot meewerken en juist niet temporiseren
  • de wensen van OR en bestuurder naast elkaar leggen
  • meehelpen om daar waar men van mening verschilt tot een ‘beste oplossing’ te komen
  • zo mogelijk als coach – naar zowel OR als bestuurder – fungeren om de nieuwe samenwerkingsrelatie vorm te geven

Zoiets gaat niet van de ene op de andere dag. Dat heeft te maken met hoe mensen in elkaar steken, hoe organisaties werken, soms zelfs in welke omgeving een bedrijf is gevestigd … Gelukkig zijn er trainers die zowel OR-leden als bestuurder hierbij kunnen en willen helpen.

Metafoor

(Met dank voor de aanvulling van een meelezer.) Even visualiseren tot metafoor? Twee auto’s, in de voorste de OR, in de achterste de bestuurder, gehaast, opschieten … Wie bepaalt dan het tempo?

De trekhaak versus samenspel OR/bestuurder

Niemand die erbij gebaat is, maar als iemand onderweg niet goed oplet, te dichtbij komt, bestaat het risico dat hij mijn trekhaak toch een keer ‘pakt’. Dat er een aanrijding ontstaat.

Zoiets kun je beter voorkomen. Als OR, maar ook als bestuurder. Een aanvaring in medezeggenschapsland kan leiden tot juridische procedures. Hoewel ik advocatuur, rechters, juristen c.s. ook werk gun, raad ik in principe dergelijke procedures voor degenen die het betreft, af. Bij het getouwtrek dat heel lang kan duren, heb ik de ellende van veel mensen gezien.

Aanrijding voorkomen is beter dan genezen … bespreek samen hoe het anders kan,

En:

Samen werken leidt tot beter samenwerken.

‘Pas op … schrikdraad’ – OR en arbo

Halverwege Duitsland overnachtten we in een rustiek hotelletje in een klein dorp (doorsnee 500 meter?). Bij het uitlaten van onze hond kwamen we langs een wei met geitjes. Er hing een bordje aan het hekwerk: ‘Pas op … schrikdraad’. Zouden buitenlanders Nederlands kunnen lezen? Meestal hoor ik dat ze onze taal te moeilijk vinden. Voor de hond dan? Die bewees echter al snel niet te kunnen lezen. Luisteren deed hij ook niet op dat moment, dus … jankend rende hij bij het hek weg toen hij zijn natte neus toch tegen de draad legde. De beste manier om iets af te leren…

Hoe kan dit inleidend zijn tot een blog over ondernemingsraad en arbo? Ik had de link snel gelegd omdat me het verhaal te binnen schoot van een auditor in den lande. Hij vertelde me eens dat protocollen vaak wel aanwezig zijn, maar bij navraag aan medewerkers dezen de regels niet wisten te vinden, laat staan toe te passen, of helemaal niet op de hoogte waren ervan. Nu er steeds meer ‘zelf organiserend’ wordt gewerkt, is het de vraag in hoeverre wet- en regelgeving überhaupt  binnen het kader van zelf organiseren geïmplementeerd kan/gaat worden.

OR en instemmings- of overeenstemmingsrecht bij arbozaken

Een OR heeft vanuit de Wet op de ondernemingsraden recht om zich met arbozaken te bemoeien en zelfs instemmingsrecht op (wijzigingen in) regelingen inzake arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim en re-integratiebeleid. In een Memorie van Toelichting (MvT) zijn die nog eens nader gespecificeerd. Ook de Arbowet geeft een OR mogelijkheden om arbeidsomstandigheden te bespreken.

De Arbowet is bedoeld om de kwaliteit van arbeidsomstandigheden te verbeteren. In dit blog wil ik graag het onderdeel voorlichting benadrukken.

Voorlichting over arbozaken

In de Arbowet wordt in artikel 8 benoemd: ‘de werkgever zorgt ervoor dat de werknemers doeltreffend worden ingelicht over de te verrichten werkzaamheden en de daaraan verbonden risico’s, alsmede over de maatregelen die erop zijn gericht zijn deze risico’s te voorkomen of te beperken’.

In mijn vorige blog noemde ik al de verschillen in tinten wit en zwart. Die gelden ook voor de Arbowet en diverse begrippen. De Arbowet heeft het over ‘doeltreffend‘. Mij staat bij dat hiermee in dit geval wordt bedoeld:

  • met voorlichting, door het te laten zien
  • in begrijpelijke taal, zodat het ook begrepen wordt, ook de risico’s en te nemen maatregelen

Aandachtspunten bij voorlichting

Waar kan een OR, naast de onderwerpen die hij so wie so al regelmatig onder ogen krijgt als het goed is, op letten bij doeltreffende voorlichting? De volgende punten komen er onder andere voor in aanmerking:

  • hoe worden medewerkers voorgelicht in arbozaken: is dat alleen op papier, dan is het mogelijk bespreekbaar dit voortaan met beelden te doen (we leven in een digitale wereld, dus daar kan gebruik van worden gemaakt)
  • zijn er ook buitenlandse medewerkers en zo ja, hoe worden die geïnformeerd over arbozaken
  • bij wie kunnen medewerkers terecht als ze iets niet snappen
  • hoe wordt er geëvalueerd en wie is daarvoor aanspreekpunt

Als de OR het arbobeleid onder ogen krijgt, en/of regelingen die ermee te maken hebben, is het van belang te letten op de voorlichting en een goede communicatie daarover. En vooral: hoe wordt geëvalueerd en wie dat in de gaten houdt, om te voorkomen dat het helemaal niet werkt. Een waarschuwing in een taal die je niet beheerst en/of begrijpt, lijkt me dan ook niet voldoende, ook niet of misschien wel: juist niet bij arbozaken.

Zwart-wit / OR en wetgeving

Soms komen cadeautjes uit de lucht vallen. Zo ook de veer van een ekster afgelopen week in ‘onze’ vakantievoortuin. Die vogels zagen we tot nog toe niet daar. Eén had een veer verloren. Een zwart-witte veer. Mijn gedachten schoten naar zwart-wit denken, mijn eerste trainingservaring en wetgeving voor de OR.

Verschil in uitspraken

Toevallig zag ik afgelopen week het programma ‘Kijken in de ziel – rechters’. In de laatste van de serie komt duidelijk naar voren, dat er verschillende uitspraken over hetzelfde kunnen worden gedaan. Via deze link kan het programma bekeken worden.

OR en training

Mijn eerste trainingservaring dateert van bijna 20 jaar geleden. Een eerste scholing voor een nieuwe ondernemingsraad (OR) waar de ambtelijk secretaris (AS) gelukkig bij aanwezig mocht zijn. Voor de AS is dat wat mij betreft een must als je een OR goed wilt kunnen begeleiden.

De trainer had er zin in: hij zou de OR handvatten geven zodat de leden goed voorbereid hun eerste vergaderingen met de bestuurder konden bijwonen. We ‘leerden’ dat er heel vaak adviesrecht, instemmingsrecht, overlegrecht was. We hebben het geweten: de één na de andere aanvaring deed zich voor.

OR en (rekkelijke) wetgeving / zwart – wit

In de loop van jaren en vooral na mijn opleiding op Windesheim waar door een – in mijn ogen – uitstekende docent arbeidsrecht op wetgeving werd ingegaan, leerde ik dat wetgeving behoorlijk rekkelijk kan zijn. Wit heeft tientallen varianten en zo ook zwart. Het feit dat er zoveel jurisprudentie bestaat en nog telkens volgt, is daar een bewijs voor. Die kennis kwam en komt goed van pas bij het begeleiden en/of coachen van ondernemingsraden.

OR-jurist versus organisatie-jurist – en het oordeel des rechters

Daar komt dan bij, dat een juridisch adviseur die een casus voor een OR behandelt, daar heel anders mee om kan gaan dan een juridisch adviseur die dezelfde casus onder ogen krijgt, maar dan voor de ondernemer. Dezelfde casus, verschillende invalshoeken. Los daarvan komt het oordeel van de rechter en het kan daarbij gebeuren dat de ene rechter anders over hetzelfde oordeelt. Mogelijk zijn in de onderliggende stukken andere gevallen van jurisprudentie aangehaald of is er sprake van een andere context.

Inhoud voor ‘recht’ / de Wor opnieuw toegepast

Maar waarom zou een OR zich willen beroepen op zijn rechten? De Wet op de ondernemingsraden (Wor) biedt zoveel mogelijkheden en is ook rekkelijk. De aandacht voor het opnieuw toepassen van de mogelijkheden van die wet komt tegenwoordig in vele vormen en trainingen naar voren.

Ondernemingsraden zouden zich mijns inziens vooral moeten richten op inhoud, op het proces, om de betrokkenheid van de achterban (zie mijn vorige blog wie daar onder vallen). Om te proberen aandacht te besteden aan wat de OR in elk geval zelf belangrijk vindt en waarvoor hij voldoende aandachtspunten heeft om deze te bespreken. Met vooral als doel voor ogen: zaken zo mogelijk met die achterban of met de managers zelf te regelen. De bestuurder kan er altijd nog bij betrokken worden, ook bij een eventueel formele afronding. .

Formele onderwerpen

Voor formele onderwerpen waarbij de ondernemer verplicht is de ondernemingsraad te raadplegen voor advies dan wel om instemming te vragen, kan de OR dit met de bestuurder bespreken. Ook hier geldt echter: als de OR de achterban, de medewerkers die hem gekozen hebben, erbij betrekt en deze achterban zo mogelijk zelf al voldoende heeft geparticipeerd in de voorlopige besluitvorming, kan het formele overleg hierover in principe snel worden afgerond.

Zwart of wit?

Komen OR en bestuurder niet tot overeenstemming over een onderwerp en leidt dat tot een patstelling, is het nu zwart of wit, ofwel, wie heeft gelijk? Dan kan een onderwerp altijd nog voorgelegd worden aan een bedrijfscommissie of rechtstreeks aan een rechter. De Wor biedt echter zoveel ruimte: waarom zou je willen kiezen voor zwart of wit, terwijl er zoveel tinten tussen liggen?

Frans, Duits, Engels … OR en ‘talen’ spreken

Ik ben blij dat ik op de middelbare school goede docenten Frans, Duits en Engels had en deze talen in de praktijk heb mogen leren spreken en onderhouden. Nog een beetje Italiaans en Spaans erbij, gecombineerd met gebarentaal, en een mix van alles samen helpt me zelfs het in ‘ons’ vakantiegebied gesproken Reto-Romaans iets te begrijpen. Op een heel eenvoudige camping treffen we jaarlijks vele nationaliteiten. Met het spreken van de talen kun je als individu veel leren, als je tenminste interesse hebt om je in culturen te verdiepen.

Afgelopen week sprak ik een Pool die met een groep kanovaarders een korte vakantie ondernam (5 dagen, meer geld en tijd was er niet voor de mix van studenten en werkende jongeren). Een groep gedraagt zich anders als individuele toeristen, dus ik moest even over een drempel heen, om ‘mijn ergernis te omarmen’. Al pratende kwamen we op zijn vraag: ‘ik heb veel vrienden in Nederland, maar hoe komt het toch dat veel Nederlanders de Polen niet mogen? In Nederland krijgen we goed werk en kunnen we veel verdienen.’

Ok, … en toen … Ik heb hem uit kunnen leggen dat het mijns inziens niet aan individuele mensen ligt. Dat de meeste Polen niet eens weten hoe hun loon zich verhoudt tot het wettelijk Nederlands minimum. Dat ook de Zwitsers – naar verluidt – de kunst van de Nederlanders hierin hebben afgekeken en toe zijn gaan passen: daar werken veel Fransen volgens speciale constructies. Dat veel Nederlandse jongeren en ouderen niet eens ‘Polenwerk’ kunnen krijgen omdat nogal wat werkgevers de voorkeur geven aan Polen in verband met die constructies.

Hij begreep dat er daardoor Nederlanders zijn die moeite hebben met Polen, of andere buitenlanders. Als hij zelf een keer in Nederland komt, mag hij langskomen. Of hij dat doet, weet ik niet.

OR en ‘talen’ spreken

Wat heeft het werk van een OR te maken met ‘talen‘ spreken? Een ondernemingsraad heeft te maken met verschillende lagen in een organisatie:

  • de Raad van Toezicht of Raad van Commissarissen,
  • een bestuurder en
  • een complete achterban bestaande uit
    • andere directieleden,
    • managers,
    • middenmanagement en
    • last but not least de overige medewerkers.

Elke laag spreekt zijn eigen taal en binnen elke laag zijn daar nog weer verschillen in omdat elk mens verschillend is. Het is aan een OR om elke taal en zo mogelijk elke persoon te leren begrijpen.

Volgens mij

leer je een taal en daardoor mensen het beste begrijpen, door te spreken met degenen die die taal spreken (en geldt dit niet alleen voor een OR, maar voor iedereen die anderen wil leren begrijpen)

Een ondernemingsraad doet er mijns inziens goed aan, onderling af te spreken hoe hij het beste zijn informatie uit de verschillende lagen kan halen, wie van de leden het beste met welke laag of zelfs persoon kan spreken. Daarvoor is het raadzaam de eigen persoonlijkheidsstijlen/gedragsstijlen te kennen en enig zicht te hebben op die van anderen. Er zijn mogelijkheden voor om dat soort vaardigheden tijdens een basiscursus op te doen en om erin gecoacht te worden gedurende een langere periode. Ook in medezeggenschapsland zijn veel trainers die hun kennis erover graag willen overdragen.

Besluitvorming – OR als tolk

Een taal of iemand leren begrijpen kan veel inzicht bieden in elkaars denken en doen. Als een OR goed met een bestuurder mee wil denken, is de ‘taal’ van elke laag begrijpen (spreken en overnemen hoeft niet, maar het inzicht eruit meenemen wel) een handige tool  om tot goed afgewogen besluiten te komen. De OR kan de verschillende ‘talen’ ook bij elkaar brengen, door als een soort tolk te fungeren. Het komt nogal eens voor dat de verschillende lagen elkaars taal ook niet ‘spreken’.

 

Kruising? – OR en inzet externe adviseur

De grens van kennis

‘Is dit nou een kruising tussen een Newfoundlander en een Sint Bernhard?’ Toegelicht werd, dat dat toch ook twee grote rassen waren en dit ventje van ruim 50 kilo kon een kruising zijn…

De vraag werd me gisteren echt gesteld. Wat moet je dan als eigenaar van een Berner Sennenhond als antwoord geven… Ik stond even met de mond vol tanden: ad rem reageren is geen sterke kant van mij. Achteraf bedenk ik dan reacties als ‘als je een poedel ziet vraag je toch ook niet of het een kruising tussen een labradoodle en een chiwawa is :), maar dat was misschien verkeerd gevallen. Mijn antwoord gaf de feiten weer: ‘Nee, dit is een rasechte Berner Sennenhond.’ Dat kende de vraagsteller niet. Echte kennis van hondenrassen ontbrak …

Wat me prompt erna – hoe vaker je een blog schrijft, hoe sneller je bij een voorval of iets wat je ziet een relatie legt – deed denken aan de grenzen van kennis, in dit geval van een OR.

OR en inzet externe adviseur

Een OR krijgt – als het goed is – te maken met diverse onderwerpen. Alle zijn terug te vinden in de Wet op de ondernemingsraden (Wor), inclusief de mogelijkheid mee te praten over alles wat de OR zelf daarnaast nog belangrijk vindt. Hoe een OR daarin te werk gaat, is aan de OR zelf. Idealiter worden hierover in goed onderling overleg met de bestuurder afspraken gemaakt.

Een OR is samengesteld uit het totaal aantal medewerkers van een organisatie. Het betreft – als het goed is – een afspiegeling vanuit die organisatie, met – idealiter – medewerkers uit verschillende locaties of afdelingen en met verschillende achtergronden.

Toch zal niet elk onderwerp waar een OR mee te maken krijgt, voldoende door de OR zelf beoordeeld kunnen worden. Weet elke OR waar hij op moet letten ingeval van financiële stukken? Of bij een overname van organisatie? Of bij outsourcing van een onderdeel? In zo’n geval kan de OR gebruik maken van zijn eigen wettelijke mogelijkheid om zelf een externe deskundige in te huren. De kosten hiervoor moeten voorafgaande aan het inzetten van zo iemand wel gemeld worden aan de bestuurder.

OR, ken je grenzen

Een OR die zijn grenzen kent, in durft te zien zelf geen of onvoldoende verstand/kennis van iets te hebben en zelf externe deskundigen inzet, kan een betere gesprekspartner zijn voor de bestuurder.

 

1 2 3 4 5